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办公自动化系统具备下列六项基本功能:
1. 文字处理
包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等,通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。
2. 文件管理
包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等,一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。
3. 行政管理
包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等,主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。
4. 信息交流
OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息,已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。
5. 决策支持
OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS),以帮助管理层做出更明智的决策。
6. 图像处理
包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机,用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机,有的OA系统配置图像处理系统,它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。
办公自动化是指利用信息技术和软硬件设备来提高办公效率和减少人工操作的过程,它涵盖了许多内容,包括但不限于电子文档管理、电子邮件通信、办公软件应用、网络会议、在线协作、自动化报表生成、人力资源管理、财务管理、项目管理、客户关系管理等,通过办公自动化,可以实现文件的快速检索和共享、高效的信息传递和沟通、自动化的流程和任务管理、减少人为错误和重复性工作,提高工作效率和质量。
办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式,办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域,[1]通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性 ,[2]
所谓办公自动化就是把办公业务,诸如起草文件、绘制图表、文件归档、统计数字等等,都由计算机和通信设备处理,办公自动化提高了办公效率。
就文件起草和编辑改稿件而言,如果用计算机处理,通过键盘把内容输入电脑,这时你的文件或稿件就会出现在荧光屏上,根据需要,可以在屏幕上删节、增加,调整。
办公自动化主要包括协同办公和业务应用两大块。
协同办公主要有:签到,协同,文档中心,公文,会议,公告,新闻,讨论,行为绩效,调查,时间安排,全文检索,我的收藏任务管理等。
业务应用主要有:行政办公(技术文件审批,出门条,差旅报销,介绍信,印章使用等),财务审批(报销业务,出租车费,收付款申请,备用金,发票业务,汇款业务)等等。
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